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Ihre Aufgaben
- Unterstützung und Organisation der allgemeinen Büro- und Verwaltungsabläufe
- Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails, Anfragen und Korrespondenz
- Strukturierte Ablage und Pflege digitaler Dokumente, Stammdaten und interner Übersichten
- Anforderung, Zusammenstellung und Prüfung von Rechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Weiterleitung von Rechnungen und Belegen zur zuständigen Prüfung, Freigabe und Buchhaltung
- Koordination von Terminen und organisatorische Vorbereitung von Besprechungen
- Kommunikation und Abstimmung mit Dienstleistern, Lieferanten und internen Ansprechpartnern
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Pflege von Geräte- und Bestandslisten
- Unterstützung bei der Bereitstellung von Arbeitsplätzen und Arbeitsmitteln für neue Mitarbeitende
- Administrative Unterstützung des HR-Teams, beispielsweise bei der Terminorganisation und Zusammenstellung von Onboarding-Unterlagen
- Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Aufgaben
- Nachverfolgung offener Rückmeldungen, Unterlagen und vereinbarter Aufgaben
- Mitwirkung an der Verbesserung und Dokumentation interner Verwaltungsprozesse
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in der Verwaltung, Büroorganisation, Sachbearbeitung oder Assistenz
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-, CRM- oder ERP-Systemen von Vorteil
- Gutes Verständnis kaufmännischer Abläufe und sorgfältiger Umgang mit Dokumenten und Zahlen
- Organisationstalent und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Freundliche und professionelle Kommunikation
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmens- und Mitarbeiterinformationen
- Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten
Warum wir?
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in unterschiedliche Unternehmensbereiche
- Eine wichtige Rolle bei der Organisation unseres Büroalltags
- Enge Zusammenarbeit mit HR, Buchhaltung, den Fachabteilungen und der Geschäftsführung
- Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und interne Abläufe mitzugestalten
- Ein modernes, internationales Arbeitsumfeld mit einem kollegialen Team und starkem Zusammenhalt
- Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
- Eine attraktive Vergütung
